I benefici dell’implementazione della metodologia 5S nell’industria sanitaria, inclusa la migliore sicurezza del paziente e la sua soddisfazione
Chiunque si rechi in una struttura sanitaria presuppone che l’organizzazione dei servizi sia incentrata sul paziente e sul processo assistenziale e che vengano garantite qualità delle cure e sicurezza.
Quando parliamo di industria sanitaria, infatti, dobbiamo tener bene a mente che non stiamo parlando di un’azienda manifatturiera – dove l’imperativo è ridurre i costi per aumentare i margini – ma di un ambito in cui le priorità sono la guarigione e la salute del paziente.
Immaginiamo ora di somministrare un questionario di gradimento a tutti coloro che hanno usufruito di tali servizi: siamo sicuri che i pazienti siano sempre soddisfatti?
SETTORE SANITARIO: CRITICITÀ
Moltissime strutture in ambito sanitario pagano il costo di processi non corretti, sovrapproduzione di documentazione, lunghe attese per consulenze e risultati di esami diagnostici. Tutto ciò, oltre a non apportare alcun valore al paziente, è fonte di stress e crea malcontento, impattando negativamente sui risultati economici sia in fase di acquisizione di nuovi clienti (dovuta al calo della reputazione) che in fase di gestione dell’efficienza.
In questi casi sarebbe una buona pratica ripercorrere le procedure, le prassi consolidate ed i processi per ottimizzare tutte quelle attività che contribuiscono a creare valore ed eliminare gli sprechi.
Nello specifico, le procedure sono un insieme di istruzioni scritte che descrivono come svolgere un’attività specifica in modo corretto e standardizzato: ad esempio, possono essere utilizzate per descrivere come effettuare il check-in di un paziente, come effettuare un prelievo di sangue o come utilizzare un particolare dispositivo medico. Le procedure sono fondamentali per garantire che le attività siano svolte in modo sicuro e corretto, in modo da ridurre gli errori e gli incidenti.
Le prassi, invece, sono un insieme di comportamenti consolidati, di norme non scritte, di tradizioni e di usanze che costituiscono un metodo per svolgere le attività quotidiane. Ad esempio, possono riguardare il modo in cui gli operatori sanitari interagiscono con i pazienti, il modo in cui si comunicano tra di loro o il modo in cui gestiscono le emergenze. Le prassi possono essere positive o negative, e possono influenzare in modo significativo la qualità dei servizi offerti e la sicurezza dei pazienti.
I processi, infine, sono un insieme di attività interconnesse che convergono verso un obiettivo comune. Ad esempio, il processo di cura di un paziente può includere attività come l’identificazione del paziente, la valutazione delle sue condizioni, la prescrizione di farmaci, l’esecuzione di esami diagnostici e la pianificazione del suo dimissionamento. I processi sono fondamentali per garantire l’efficienza e la coerenza delle attività, e per ridurre gli sprechi e gli errori.
In sintesi, mentre le procedure si concentrano sulle attività specifiche e sulle modalità di svolgimento corretto, le prassi riguardano il modo in cui le persone svolgono le attività quotidiane e come interagiscono tra di loro, mentre i processi si concentrano sulle attività interconnesse e sulle modalità di coordinamento e controllo.
È fondamentale per i manager e i responsabili avere una comprensione chiarissima di questi tre elementi, per evitare di incorrere in:
- processi disfunzionali, che peggiorano l’esperienza dell’utente e dell’operatore anziché migliorarla
- procedure antiquate, che finiscono per essere ignorate rendendo impossibile il mantenimento di standard di qualità elevati
- prassi fuori controllo, frutto dell’assenza o della mancata comprensione delle procedure, che comportano performance altalenanti e cali della capacità degli operatori e dei reparti
IL METODO 5S IN AMBITO SANITARIO
Di fronte all’esigenza di standardizzare la qualità il primo approccio è, quasi sempre, quello di definire procedure rigide per ogni singola azione. Se da una parte questa soluzione può sembrare la più logica, l’esperienza e la scienza ci insegnano che gli operatori esprimono il loro massimo potenziale quando adottano dei framework (ovvero dei “modi di lavorare”) che lasciano il giusto spazio all’intuizione e alle abilità personali.
In altre parole: siamo persone e non robot, diamo il meglio di noi quando siamo messi in condizioni di usare il cervello nello svolgimento delle nostre attività.
Uno dei metodi più apprezzati per garantire elevati standard di qualità ma anche il coinvolgimento attivo dei team è il Metodo delle 5S.
Il metodo 5S si basa sulla filosofia giapponese del “lean thinking” ed è un approccio guidato dai principi di lotta agli sprechi e di miglioramento continuo, caratterizzato da una automazione limitata e flessibile e dalla polifunzionalità degli operatori. In ambito sanitario è lo strumento più efficace per organizzare in modo eccellente gli spazi di lavoro, permettendo a tutti gli operatori coinvolti (medici, infermieri, personale amministrativo, direzioni, ecc.) di incrementare la propria produttività contribuendo al miglioramento generale dei processi.
L’applicazione della metodologia 5S richiede un approccio ben strutturato e sistematico e il coinvolgimento di tutte le figure aziendali. I principi base sono semplici da capire e la loro applicazione porta risultati immediatamente visibili.
LE FASI PER IMPLEMENTARE LA METODOLOGIA 5S:
- SEPARARE: questa fase prevede di eliminare gli oggetti non necessari dall’ambiente di lavoro. Nel contesto sanitario, ciò significa rimuovere: farmaci, dispositivi medici, macchinari, apparecchiature diagnostiche, documenti, etc. inutili o danneggiati in modo da liberare spazio e rendere l’ambiente di lavoro più ordinato.
- SISTEMARE: in questa fase si organizzano gli oggetti rimanenti in modo logico e razionale, posizionandoli in modo tale da renderli facilmente accessibili e ridurre il tempo necessario per trovarli, facilitando così il lavoro degli operatori sanitari.
- SPLENDERE: in ambito sanitario questa fase è estremamente importante e consiste in una pulizia approfondita dell’ambiente di lavoro, questo significa disinfettare le superfici, gli strumenti e le attrezzature utilizzati per prevenire la diffusione di malattie infettive. Ciò consente anche di ispezionare, attraverso la pulizia, i mezzi di lavoro, le attrezzature e tutto ciò che viene utilizzato e rilevando eventuali anomalie.
- STANDARDIZZARE: norme e procedure per mantenere l’ambiente di lavoro pulito e ordinato devono essere standardizzate definendo i protocolli per la disinfezione degli strumenti, la gestione dei rifiuti e la manutenzione delle attrezzature, etc.
- SOSTENERE: in questa fase si stabiliscono le abitudini per mantenere l’ambiente di lavoro pulito e ordinato nel tempo e quindi a far sì che le azioni messe in pratica nelle fasi precedenti diventino un modus operandi degli operatori. Nel contesto sanitario, ciò significa adottare comportamenti corretti e conformi alle procedure stabilite, per garantire la sicurezza dei pazienti e degli operatori sanitari.
Facciamo un esempio: immaginiamo di essere nella sala d’attesa di una struttura sanitaria, molto spesso in questa circostanza capita che l’operatore in segreteria sia costretto a districarsi tra diverse attività, tra le quali accogliere i pazienti, rispondere al telefono, prendere appuntamenti, compilare moduli etc.
In questo caso, applicando il metodo 5S e quindi mantenendo uno spazio di lavoro ordinato e pulito, libero da oggetti inutili o superflui, si potrebbe ridurre il tempo di attesa dei pazienti al banco accettazione, evitare errori di trascrizione dei dati, migliorare la qualità del servizio offerto e aumentare la produttività dell’operatore stesso.
COSA FACCIAMO IN STRATEGA
Per noi di Stratega il cambiamento passa attraverso le persone: la nostra volontà è quella di collaborare con i nostri clienti, non di sostituirli, prevedendo un supporto al capitale umano utilizzando metodologie e procedure per migliorare la produttività del personale e di conseguenza dell’azienda.
Il processo si basa su insegnamento, coaching e verifica, con l’obiettivo di plasmare le competenze già presenti in azienda, aumentandone l’efficacia e il valore.
Questo approccio porta vantaggi sia a breve che a lungo termine: nel breve periodo, il cliente risolve i problemi legati a sprechi di tempo e risorse nei processi, mentre a lungo termine, impara a gestire autonomamente il processo di miglioramento continuo, ottenendo maggiori benefici e aumentando il ritorno sull’investimento.
Il nostro obiettivo, dunque, è quello di aiutare le aziende a crescere e a diventare autonome, guardando al futuro e alle opportunità di sviluppo.
VANTAGGI
L’applicazione del metodo 5S nel settore sanitario può portare diversi benefici, tra cui:
- Riduzione dei tempi di attesa dei pazienti
- Miglioramento della qualità del servizio offerto
- Riduzione degli errori e degli incidenti
- Miglioramento della sicurezza del paziente
- Riduzione dei rischi di contaminazione di varia natura
- Riduzione dei costi legati alla gestione degli sprechi e degli scarti
- Mantenimento delle attrezzature efficienti tramite una pianificata manutenzione e pulizia.
- Migliore percezione della struttura da parte dei pazienti
- Conseguenze positive sul fatturato
CONCLUSIONI
In conclusione, l’applicazione dei principi Lean nel settore sanitario può portare a una maggiore efficienza, efficacia e qualità dei servizi offerti alle persone. Attraverso l’analisi e l’individuazione di inefficienze, è possibile migliorare il flusso di valore nei processi di lavoro e sviluppare una cultura del miglioramento continuo. Il metodo 5S rappresenta una delle soluzioni innovative e sostenibili che possono contribuire a questo processo di miglioramento.
Da non trascurare, poi, sono i vantaggi che si possono ottenere in termini di profitti: l’adozione di questa metodologia comporta certamente una riduzione dei costi legati alla gestione degli sprechi e degli scarti, un aumento della produttività del personale e una maggiore soddisfazione dei pazienti, che possono tornare a scegliere la struttura sanitaria per le loro esigenze di cura e assistenza. Inoltre, una migliore organizzazione del lavoro può aumentare la capacità della struttura stessa di rispondere alle richieste dei pazienti, aumentando quindi il flusso di entrate.
